بایگانی برای دسته "مدیریت محتوای سازمانی"

چرا به مدیریت محتوای سازمانی (ECM) نیاز داریم؟

بدون نظر

بیشتر سازمان‌ها دریافته‌اند که یک راه‌حل مدیریت محتوای سازمانی، برای پردازش، دسترسی، ذخیره‌سازی و مدیریت اطلاعات، ضروری است. در ادامه، برخی مسائل رایج کسب‌وکارها که به وسیله راه‌حل‌های ECM قابل برطرف شدن است آمده‌اند:

– مسائل و مشکلات قانونی: بیشتر سازمان‌ها برای کاهش هزینه‌های بازرسی اسناد و مدیریت امنیت اطلاعات مهم خود به ECMها نیازمند هستند. سیستم مدیریت سوابق یا Records Management که توسط ECM، ایجاد می‌شود برای کنترل چرخه حیات مستندات، از ایجاد، تا بایگانی و حذف نهایی آنها الزامی است.

– سروکار داشتن با انواع مختلف نسخه‌های مستندات: مدیریت انبوه مستندات سازمانی به همراه نسخه‌های آنها کار آسانی نیست و به سامانه‌های خاص خود نیاز دارد.

– افزایش کارایی و بهره‌وری کارکنان: بخش قابل توجهی از زمان و تلاش کارکنان، برای مدیریت اسناد و فایل‌های سازمانی و همچنین گردش کارها اختصاص می‌یاید که می‌باید به روش‌های مناسب، مدیریت و خودکار شود.

– حفظ تاریخچه سوابق: از آنجا که ECMها برای مدیریت چرخه حیات مستندات، به کار می‌آیند حفظ تاریخچه سوابق مستندات سازمانی را می‌باید به این سامانه‌ها سپرد.

– افزایش سرعت فرایندهای کسب‌وکار: بسیاری از فرایندهای روزانه کسب‌وکار، از مدیریت پیام‌های پست الکترونیک، تا برنامه‌هایی چون ERP را می‌توان با یکپارچه نمودن آنها با ECM به درستی مدیریت کرد.

– مدیریت اسناد کاغذی: رهایی از انبوه اسناد کاغذی، گریز ناپذیر است.


انتخاب آلفرسکو در بخش Visionary گارتنر

۲ نظر

آلفرسکو

برای پنجمین سال متوالی، آلفرسکو در بخش Visionary از Magic Quadrant گارتنر، برای سامانه‌های مدیریت محتوای سازمانی قرار گرفت. معنای قرار گرفتن در این بخش، وجود درکی درست و محکم از بازار است.

از دیدگاه گارتنر، سامانه‌های ECM از دو وجه، بررسی می‌شوند:

  • – از دیدگاه راهبردی، ECM به سازمان‌ها کمک می‌کند تا محتوایشان را تحت کنترل خود قرار داده و سبب افزایش کارایی، تشویق همکاری و سهولت بکارگیری اطلاعات شوند.
  • – از دیدگاه نرم‌افزاری نیز ECM، مجموعه‌ای از قابلیت‌ها و برنامه‌ها برای مدیریت چرخه عمر محتوا است.

آلفرسکو خود معتقد است دلیل قرار گرفتنش در این بخش، چنین مواردی است: آلفرسکو یک پلتفرم باز برای مدیریت محتوا است که مواردی همچون گردش کار، مدیریت موارد خاص و امنیت بالا را پشتیبانی می‌کند. و البته آلفرسکو یک مدل ECM ترکیبی است که با کمترین نیاز به کنترل محتوا، امکان مدیریت مشارکتی را ایجاد کرده است.

منبع


جستجوی محتوای وبی با استفاده از Apache Lucene و Solr

۱ نظر

اگر بخواهیم به دو فناوری سرآمد و متن‌باز در زمینه جستجو اشاره کنیم Apache Lucene و Solr گزینه‌های خوبی خواهند بود. Lucene یک کتابخانه جستجوی full-text است که مقیاس‌پذیر بوده و کارایی بالایی نیز دارد.
Solr نیز سرویس‌هایی همچون جستجوی توزیع شده و مقیاس‌پذیر را دارد و به عنوان نمونه، در سایت‌هایی همچون LinkedIn، Netflix، Yelp و CNET برای جستجو و مرور داده‌ها به کار می‌رود.


انتشار کتاب آموزش آلفرسکو

بدون نظر

خب این دفعه هم یک خبر داریم برای کتاب‌خوان‌ها و دوستداران آن! اگر اسم آلفرسکو را شنیده باشید می‌دانید که یکی از مطرح‌ترین سامانه‌های مدیریت محتوای سازمانی یا ECM است. کتاب آموزش سامانۀ مدیریت محتوای سازمانی Alfresco برای آشنایی شما با این محصول است.

آلفرسکو یک پلتفرم متن‌باز برای مدیریت محتوای سازمانی و مشارکتی است. با خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکار مرتبط با محتوا، سازمان‌ها می‌توانند به مشتریان خود خدمات بهتری بدهند و با تغییرات بازار، انطباق سریعتری داشته باشند. آلفرسکو میلیون‌ها کاربر در دهها کشور جهان دارد و از رایانش ابری و ابزار سیار نیز پشتیبانی می‌کند. امیدوارم از خواندن و بکارگیری این کتاب نیز لذت ببرید!

پی‌نوشت: لطفاً برای بحث‌های مرتبط با این کتاب به بخش کتاب‌ها مراجعه کنید.


مدیریت محتوای سازمانی یا ECM

۱ نظر

راه‌حل‌های مدیریت محتوای سازمانی یا Enterprise Content Management، وظیفه کنترل و مدیریت محتوا را برعهده دارند. بدین ترتیب ذخیره‌سازی، فعال‌سازی، به‌اشتراک‌گذاری، تحلیل و حکمروایی داده‌های ساخت‌نیافته، برای کاهش هزینه و ریسک و افزایش کارایی برعهده این راه‌حل‌هاست. از آنجا که حجم داده‌ها همواره در حال فزونی است استفاده بهینه از آنها نیز کار مشکلی شده است. ۷۳% از مدیران ارشد سازمان‌ها سهم قابل توجهی از سرمایه‌گذاری‌های سازمانی خود را به استخراج نیازهای مشتری از داده‌های موجود اختصاص داده‌اند. سامانه‌های مدیریت محتوای سازمانی، راهی برای کشف محتوا، تشخیص ارزش آن و عمل مناسب برای ایجاد خروجی‌های بهتر سازمانی هستند.

 

ویژگی‌های مدیریت محتوای سازمانی

ضبط و مدیریت محتوا: بیشتر سازمان‌ها برای کنترل محتوا و خودکارسازی فرایندهای مرتبط با آن، از روش‌های مدیریت نیازمندهای محتوا استفاده می‌کنند. قوانین و مقرراتی که برای مدیریت و حاکمیت داده‌های مشتری به کار می‌روند عملاً برای ایجاد مزیت رقابتی استفاده می‌شوند. از آنجا که حجم محتوای ساخت‌نیافته، همواره در حال افزایش است   می‌باید ضبط، ذخیره‌سازی، مدیریت و ارائه انواع محتوا در سازمان، فراهم باشد. برخی اهداف این بخش، عبارتند از:
حذف کاغذ: عدم استفاده از کاغذ و تبدیل مستندات کاغذی به رقومی (Digital) سبب کنترل بیشتر هزینه‌ها، و ارائه خدمات بهتر به مشتریان می‌شود.
ارائه اطلاعات درست در زمان مناسب، برای تصمیم‌گیری صحیح: استخراج سریع و بادقت داده‌ها از میان مستندات سازمانی و رساندن به دست افراد و فرایندهایی که به آن نیاز دارند سبب  خودکارسازی فرایندهای هوشمند برای افزایش مشارکت مشتری می‌شود.
حذف انبارهای اطلاعاتی و نیاز به افزایش مداوم آنها: داده‌های انبارشده سازمانی که با گسترش زیرساخت‌های ابری، اجتماعی و سیار، همواره در حال ازدیاد هستند سبب دردسر سازمان‌ها شده‌اند.

 راه‌حل‌های مدیریت مستندات می‌توانند محتوا را از راه‌های مختلفی همچون انباره‌ها، مبادی ورود اطلاعات و سامانه‌های کسب‌وکار، دریافت کرده و یک نمای واحد از آن، به دست شما دهند.

مدیریت موارد خاص: مدیریت موارد خاص، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با استخراج ارزش‌های بیشتری از اطلاعات، خروجی‌های بهینه‌تری نیز حاصل شود. این موارد خاص، می‌تواند یک درخواست ساده مشتری، یک برنامه بیمه و یا صنعتی پیچیده باشد. راهبردها و راه‌حل‌های مدیریت موارد خاص، برای بهبود پاسخگویی، انعطاف‌پذیری، خدمات مشتری و قانون‌مداری است.

مدیریت محتوای اجتماعی: مدیریت محتوای اجتماعی، سامانه ای است برای به‌اشتراک‌گذاری ایده‌ها، یافتن خبرگان، و دسترسی به دانش مرتبط، از طریق شبکه‌های اجتماعی. سازمان‌ها می‌توانند از این سامانه برای خلق جریانی از محتوای مرتبط و حل ساده‌تر مسائل و تصمیم‌گیری‌های بهتر و سریعتر برای افزایش بهره‌وری استفاده کنند. قابلیت‌های این سامانه عبارتند از:

محتوای مشارکتی: امکانی است برای کاربران کسب‌وکار برای دستیابی و استفاده از اطلاعات. این مساله سبب افزایش نوآوری و بهتر شدن محصولات و خدمات می‌شود.

مدیریت اسناد و پست‌های الکترونکی: این مساله با استفاده از خودکارسازی فرایدهای مرتبط با محتوا سبب بهبود سرعت وظایف عمومی مرتبط به محتوا می‌شود.

برنامه‌های سیار: برای یکپارچه شدن با برنامه‌های جاری مدیریت محتوا

تحلیل محتوا: جستجو، سازماندهی و ارائه یافته‌های کسب‌وکار از محتوای سازمانی، در این بخش می‌گنجد. از آنجا که بیش از ۸۰% چشم‌انداز اطلاعاتی، از محتوای ساخت‌نیافته تشکیل شده است همواره به تحلیل داده‌ها نیاز داریم. به این ترتیب، سازمان می‌تواند درکی درست از آنچه در مستندات، گزارش‌ها، پست‌های الکترونیکی، محتوای وبی و غیره وجود دارد داشته باشد. برخی مزایای این بخش عبارتند از:

جستجوی یکپارچه: با استفاده از قابلیت‌های تحلیل پیشرفته، می‌توان داده‌های درست را از میان منابع متنوع داخلی و خارجی، به دست آورد.

خودکار نمودن دسته‌بندی‌ها: دسته‌بندی دقیق اطلاعات ساخت‌نیافته با استفاده از تکنیک‌های تحلیل متن، میسر است.

دستیابی به بینش و خروجی بهتر: با تشخیص روندها، الگوها و ارتباطات در محتوای سازمانی می‌توان به خروجی‌های بهتری دست یافت.

مدیریت و حاکمیت چرخه عمر اطلاعات: امروزه سازمان‌ها با مشکلی با نام رشد روزافزون داده‌ها و کاهش ارزش آنها مواجه هستند. برای حل این مشکل از راه‌حل‌های زیر استفاده می‌شود:

جلوگیری از رشد بی‌رویه ذخیره‌سازی داده‌ها، تشخیص، دسته‌بندی و مدیریت داده‌ها برای کاهش هزینه و ریسک، بایگانی و ذخیره‌سازی داده‌ها مبتنی بر ارزش آنها در کسب‌وکار

منبع