چرا به مدیریت محتوای سازمانی (ECM) نیاز داریم؟

بیشتر سازمان‌ها دریافته‌اند که یک راه‌حل مدیریت محتوای سازمانی، برای پردازش، دسترسی، ذخیره‌سازی و مدیریت اطلاعات، ضروری است. در ادامه، برخی مسائل رایج کسب‌وکارها که به وسیله راه‌حل‌های ECM قابل برطرف شدن است آمده‌اند:

– مسائل و مشکلات قانونی: بیشتر سازمان‌ها برای کاهش هزینه‌های بازرسی اسناد و مدیریت امنیت اطلاعات مهم خود به ECMها نیازمند هستند. سیستم مدیریت سوابق یا Records Management که توسط ECM، ایجاد می‌شود برای کنترل چرخه حیات مستندات، از ایجاد، تا بایگانی و حذف نهایی آنها الزامی است.

– سروکار داشتن با انواع مختلف نسخه‌های مستندات: مدیریت انبوه مستندات سازمانی به همراه نسخه‌های آنها کار آسانی نیست و به سامانه‌های خاص خود نیاز دارد.

– افزایش کارایی و بهره‌وری کارکنان: بخش قابل توجهی از زمان و تلاش کارکنان، برای مدیریت اسناد و فایل‌های سازمانی و همچنین گردش کارها اختصاص می‌یاید که می‌باید به روش‌های مناسب، مدیریت و خودکار شود.

– حفظ تاریخچه سوابق: از آنجا که ECMها برای مدیریت چرخه حیات مستندات، به کار می‌آیند حفظ تاریخچه سوابق مستندات سازمانی را می‌باید به این سامانه‌ها سپرد.

– افزایش سرعت فرایندهای کسب‌وکار: بسیاری از فرایندهای روزانه کسب‌وکار، از مدیریت پیام‌های پست الکترونیک، تا برنامه‌هایی چون ERP را می‌توان با یکپارچه نمودن آنها با ECM به درستی مدیریت کرد.

– مدیریت اسناد کاغذی: رهایی از انبوه اسناد کاغذی، گریز ناپذیر است.

دیدگاه خود را اضافه کنید.