بایگانی برای آذر, ۱۳۹۱

مدیریت محتوای سازمانی یا ECM

۱ نظر

راه‌حل‌های مدیریت محتوای سازمانی یا Enterprise Content Management، وظیفه کنترل و مدیریت محتوا را برعهده دارند. بدین ترتیب ذخیره‌سازی، فعال‌سازی، به‌اشتراک‌گذاری، تحلیل و حکمروایی داده‌های ساخت‌نیافته، برای کاهش هزینه و ریسک و افزایش کارایی برعهده این راه‌حل‌هاست. از آنجا که حجم داده‌ها همواره در حال فزونی است استفاده بهینه از آنها نیز کار مشکلی شده است. ۷۳% از مدیران ارشد سازمان‌ها سهم قابل توجهی از سرمایه‌گذاری‌های سازمانی خود را به استخراج نیازهای مشتری از داده‌های موجود اختصاص داده‌اند. سامانه‌های مدیریت محتوای سازمانی، راهی برای کشف محتوا، تشخیص ارزش آن و عمل مناسب برای ایجاد خروجی‌های بهتر سازمانی هستند.

 

ویژگی‌های مدیریت محتوای سازمانی

ضبط و مدیریت محتوا: بیشتر سازمان‌ها برای کنترل محتوا و خودکارسازی فرایندهای مرتبط با آن، از روش‌های مدیریت نیازمندهای محتوا استفاده می‌کنند. قوانین و مقرراتی که برای مدیریت و حاکمیت داده‌های مشتری به کار می‌روند عملاً برای ایجاد مزیت رقابتی استفاده می‌شوند. از آنجا که حجم محتوای ساخت‌نیافته، همواره در حال افزایش است   می‌باید ضبط، ذخیره‌سازی، مدیریت و ارائه انواع محتوا در سازمان، فراهم باشد. برخی اهداف این بخش، عبارتند از:
حذف کاغذ: عدم استفاده از کاغذ و تبدیل مستندات کاغذی به رقومی (Digital) سبب کنترل بیشتر هزینه‌ها، و ارائه خدمات بهتر به مشتریان می‌شود.
ارائه اطلاعات درست در زمان مناسب، برای تصمیم‌گیری صحیح: استخراج سریع و بادقت داده‌ها از میان مستندات سازمانی و رساندن به دست افراد و فرایندهایی که به آن نیاز دارند سبب  خودکارسازی فرایندهای هوشمند برای افزایش مشارکت مشتری می‌شود.
حذف انبارهای اطلاعاتی و نیاز به افزایش مداوم آنها: داده‌های انبارشده سازمانی که با گسترش زیرساخت‌های ابری، اجتماعی و سیار، همواره در حال ازدیاد هستند سبب دردسر سازمان‌ها شده‌اند.

 راه‌حل‌های مدیریت مستندات می‌توانند محتوا را از راه‌های مختلفی همچون انباره‌ها، مبادی ورود اطلاعات و سامانه‌های کسب‌وکار، دریافت کرده و یک نمای واحد از آن، به دست شما دهند.

مدیریت موارد خاص: مدیریت موارد خاص، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با استخراج ارزش‌های بیشتری از اطلاعات، خروجی‌های بهینه‌تری نیز حاصل شود. این موارد خاص، می‌تواند یک درخواست ساده مشتری، یک برنامه بیمه و یا صنعتی پیچیده باشد. راهبردها و راه‌حل‌های مدیریت موارد خاص، برای بهبود پاسخگویی، انعطاف‌پذیری، خدمات مشتری و قانون‌مداری است.

مدیریت محتوای اجتماعی: مدیریت محتوای اجتماعی، سامانه ای است برای به‌اشتراک‌گذاری ایده‌ها، یافتن خبرگان، و دسترسی به دانش مرتبط، از طریق شبکه‌های اجتماعی. سازمان‌ها می‌توانند از این سامانه برای خلق جریانی از محتوای مرتبط و حل ساده‌تر مسائل و تصمیم‌گیری‌های بهتر و سریعتر برای افزایش بهره‌وری استفاده کنند. قابلیت‌های این سامانه عبارتند از:

محتوای مشارکتی: امکانی است برای کاربران کسب‌وکار برای دستیابی و استفاده از اطلاعات. این مساله سبب افزایش نوآوری و بهتر شدن محصولات و خدمات می‌شود.

مدیریت اسناد و پست‌های الکترونکی: این مساله با استفاده از خودکارسازی فرایدهای مرتبط با محتوا سبب بهبود سرعت وظایف عمومی مرتبط به محتوا می‌شود.

برنامه‌های سیار: برای یکپارچه شدن با برنامه‌های جاری مدیریت محتوا

تحلیل محتوا: جستجو، سازماندهی و ارائه یافته‌های کسب‌وکار از محتوای سازمانی، در این بخش می‌گنجد. از آنجا که بیش از ۸۰% چشم‌انداز اطلاعاتی، از محتوای ساخت‌نیافته تشکیل شده است همواره به تحلیل داده‌ها نیاز داریم. به این ترتیب، سازمان می‌تواند درکی درست از آنچه در مستندات، گزارش‌ها، پست‌های الکترونیکی، محتوای وبی و غیره وجود دارد داشته باشد. برخی مزایای این بخش عبارتند از:

جستجوی یکپارچه: با استفاده از قابلیت‌های تحلیل پیشرفته، می‌توان داده‌های درست را از میان منابع متنوع داخلی و خارجی، به دست آورد.

خودکار نمودن دسته‌بندی‌ها: دسته‌بندی دقیق اطلاعات ساخت‌نیافته با استفاده از تکنیک‌های تحلیل متن، میسر است.

دستیابی به بینش و خروجی بهتر: با تشخیص روندها، الگوها و ارتباطات در محتوای سازمانی می‌توان به خروجی‌های بهتری دست یافت.

مدیریت و حاکمیت چرخه عمر اطلاعات: امروزه سازمان‌ها با مشکلی با نام رشد روزافزون داده‌ها و کاهش ارزش آنها مواجه هستند. برای حل این مشکل از راه‌حل‌های زیر استفاده می‌شود:

جلوگیری از رشد بی‌رویه ذخیره‌سازی داده‌ها، تشخیص، دسته‌بندی و مدیریت داده‌ها برای کاهش هزینه و ریسک، بایگانی و ذخیره‌سازی داده‌ها مبتنی بر ارزش آنها در کسب‌وکار

منبع